理事会で「どの担当になりたいですか？」と聞かれて困っているあなたへ
初回の理事会で「担当業務を決めましょう」と言われた瞬間、頭の中が真っ白になりませんでしたか？周りを見渡すと、他の理事さんたちは慣れた様子で「私は会計で」「設備管理は任せて」と手を挙げている。でも自分だけは「何ができるのかわからない…」「重い責任を負わされたらどうしよう」と不安になってしまう。
そんな「役割分担で取り残されてしまう不安」を感じているのは、あなただけではありません。多くの新任理事が同じ経験をしています。でも安心してください。大切なのは、あなた自身の強みを正しく把握し、それを活かせる担当業務を選ぶことです。無理に背伸びする必要はありません。
💡 役割分担の真実
理事会では「何でもできる万能な人」よりも「自分の得意分野で確実に貢献できる人」の方が重宝されます。あなたの日常の経験や性格も、きっと理事業務で活かせる強みになるはずです。
明日から始められる！理事業務の選び方5ステップ
ステップ1：自分の「得意分野」を棚卸ししよう
まず最初に、あなた自身の強みを整理しましょう。「特別なスキルなんてない」と思わず、日常生活や仕事で自然にやっていることを思い出してみてください。
- 数字に強い・家計管理が得意 → 会計・財務担当（修繕積立金の管理、業者見積もりの比較検討）
- 人とのコミュニケーションが好き → 広報・渉外担当（住民向けお知らせの作成、管理会社との連絡調整）
- 細かいことに気がつく → 設備・環境担当（共用部分の点検、清掃状況のチェック）
- 書類整理が得意 → 総務・記録担当（議事録作成、各種文書の管理・保管）
- 公平な判断ができる → 理事長・副理事長（会議の進行、住民間トラブルの調整）
✅ 今すぐできること
上記の項目を見ながら、「これなら自分にもできそう」と感じる項目に印をつけてみましょう。複数あっても全く問題ありません。
ステップ2：理事会の「業務負荷」を理解しよう
理事業務は役割によって負担が大きく異なります。あなたの生活スタイルに合わせて選択することが重要です。
- 理事長：会議進行、重要判断、対外対応 | リーダーシップを発揮したい人（忙しい場合は他の理事がサポート）
- 会計担当：数字チェック、資料作成（集中作業） | 数字が得意で、一人で集中して作業したい人
- 設備担当：現場確認、業者立会い（不定期） | 現場確認が苦にならない人（スケジュール調整は柔軟に対応可能）
- 広報担当：文書作成、連絡調整（在宅でも可能） | 文章作成が得意、コミュニケーションを大切にしたい人
- 総務担当：資料整理、議事録作成（定型業務中心） | 事務作業が得意、決まった作業を確実にこなしたい人
✅ 現役世代の方へ
「時間がないから理事長や設備担当は無理」と思う必要はありません。理事会はチームで動くので、忙しい時期は他のメンバーがフォローし、あなたが余裕のある時に貢献すれば大丈夫です。大切なのは完璧さではなく、協力し合う気持ちです。
ステップ3：現在の理事会メンバーと「補完関係」を作ろう
理事会は個人技ではなくチームプレーです。他のメンバーが苦手とする部分をあなたが担当することで、バランスの良い理事会が作れます。
💡 理事会での立ち回りのコツ
最初の理事会で「私は○○が得意なので、そちらの担当をさせていただければと思います」と積極的に提案してみましょう。謙遜しすぎると、かえって他のメンバーを困らせてしまうことがあります。
現状把握のために確認すべきポイント
- 他の理事メンバーの得意分野はどこか
- 前期までに積み残された課題はあるか
- 管理会社との役割分担はどうなっているか
- 年間を通してどんな業務が発生するか
ステップ4：「できること」から始めて徐々に範囲を広げよう
最初から完璧を目指す必要はありません。まずは小さな業務から始めて、慣れてきたら徐々に担当範囲を広げていく方が確実です。
初心者におすすめの「スタート業務」
- 議事録の確認・校正：会議内容の復習にもなり、理事会業務の全体像が掴めます
- 住民向けお知らせの配布準備：単純作業ですが、住民との接点も作れます
- 共用部分の定期巡回：マンションの現状を把握でき、問題の早期発見につながります
- 業者との立会い補助：先輩理事に同行して、実務を学べます
- 会議資料の事前確認：議論の準備ができ、会議での発言もしやすくなります
⚠️ 注意点
「何でもやります」と言うのは禁物です。自分のキャパシティを超えた業務を引き受けると、結果的に他のメンバーに迷惑をかけてしまいます。無理のない範囲で確実に取り組みましょう。
ステップ5：定期的に「振り返り」をして調整しよう
3ヶ月に一度程度、自分の担当業務について振り返りをしましょう。うまくいっていること、困っていることを整理し、必要に応じて役割分担を調整します。
振り返りのチェックポイント
- 担当業務に慣れてきたか
- 時間的な負担は適切か
- 他のメンバーとのコミュニケーションは円滑か
- 住民からの反応はどうか
- 新しく挑戦してみたい業務があるか
こんな失敗は避けよう！よくある新任理事のNG行動と対策
失敗例1：「完璧主義」で自分を追い込んでしまう
問題：すべてを完璧にこなそうとして、ストレスを溜め込んでしまう
対策：「70点主義」で取り組む。分からないことは遠慮なく先輩理事や管理会社に相談する
失敗例2：遠慮しすぎて発言できない
問題：「新人だから」と遠慮して、意見を言わず会議に参加しているだけになる
対策：小さなことでも気づいたことは積極的に共有する。質問することも立派な貢献です
失敗例3：一人で抱え込んでしまう
問題：困ったことがあっても誰にも相談せず、問題を大きくしてしまう
対策：定期的な報告・連絡・相談を心がける。理事会はチームです
💡 成功の秘訣
新任理事の強みは「新鮮な視点」です。長年の理事経験者が気づかない住民目線の意見こそが、マンション運営の改善につながることが多いのです。
まとめ：あなたの強みが、みんなの快適な住環境を作る
理事業務は決して特別な人だけができる仕事ではありません。大切なのは、あなた自身の強みを理解し、それを住民みんなのために活かすことです。
今日ご紹介した5つのステップを実践すれば、きっと「自分にもできる！」という自信が生まれるはずです。完璧を目指す必要はありません。あなたなりのペースで、できることから始めてみてください。
✅ 今すぐ始められること
1. 自分の得意分野を3つ書き出す
2. 次回理事会の議題を事前に確認する
3. 一緒に活動する理事メンバーと簡単な自己紹介をする
次のアクション：一歩踏み出してみませんか？
記事を読んだだけでは何も変わりません。まずは小さな一歩から始めてみましょう。
明日からできる具体的なアクション
- 管理会社に連絡して、前期の理事会議事録を3回分読んでみる
- マンション内を一周歩いて、気になる点を1つ見つける
- 理事長または副理事長に挨拶をして、「お手伝いできることがあれば教えてください」と伝える
あなたの理事活動が、住民みんなの笑顔につながることを心から願っています。不安な気持ちはみんな同じです。一緒に頑張りましょう！
🌟 最後に
この記事が少しでもお役に立ったら、同じように理事業務で悩んでいる方にもシェアしてあげてください。みんなで支え合うことが、良いマンションコミュニティを作る第一歩です。
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