「議事録なんて書いたことないのに、どうしよう…」そんなあなたへ
マンション管理組合の理事に就任したばかりのあなた、突然「次回から議事録をお願いします」と言われて困っていませんか？
「何を書けばいいのか全く分からない」「法的に問題のある記録を残してしまったらどうしよう」「専門用語ばかりで適切な表現が思い浮かばない」…そんな不安でいっぱいになる気持ち、とてもよく分かります。
でも安心してください。議事録作成は、正しいステップを踏めば誰でも確実にマスターできます。法的に有効な議事録には、実は決まったパターンがあるのです。
この記事で解決できること
・明日から使える具体的な議事録作成の5ステップ
・法的に問題のない記録を残すためのチェックポイント
・初心者でも迷わない文例とテンプレート
・よくある失敗例と確実な対策方法
法的に有効な議事録を作る5つのステップ
1. 事前準備：必要な情報収集と準備物の確認
議事録作成の成功は、会議前の準備で8割決まります。以下の項目を必ず事前に確認しましょう。
準備チェックリスト
・会議の正式名称（例：第15回○○マンション管理組合理事会）
・開催日時・場所
・出席予定者の氏名と役職
・議題一覧（事前に配布された資料から確認）
・前回議事録（継続審議事項の確認用）
・筆記用具とノート（デジタルツールでも可）
法的根拠
マンション管理組合では、標準管理規約第53条第4項により理事会議事録の作成が義務付けられており、第49条の準用により理事長に作成義務があります（標準管理規約第51条第3項参照）。正確な記録を残すことで、管理組合運営の透明性と適法性を確保できます。
2. 会議中の記録：効率的なメモの取り方と重要ポイント
会議中は全てを完璧に記録しようとせず、重要なポイントに絞ってメモを取りましょう。
記録すべき重要事項記録不要な事項・決議事項とその結果（可決・否決・継続審議）
・賛成/反対/棄権の票数
・重要な発言の要旨（決定に影響した意見）
・決定に至った主な理由
・管理費・修繕積立金に関する決定事項
・次回までの宿題事項や継続審議事項・管理組合運営と直接関係のない雑談
・個人的な感情や主観的な感想
・詳細すぎる議論の全過程
・発言者の口調や態度
・会議進行上の些細なやり取り
プロのコツ
発言者の名前は「理事長」「A理事」など役職や記号で記録し、後で正式名称に置き換えましょう。リアルタイムで正確な漢字を書こうとすると議論を見失います。
3. 議事録の基本構成：法的に必要な項目と書き方
法的に有効な議事録には、必ず含めるべき項目があります。以下のテンプレートを参考にしてください。
議事録の基本構成テンプレート
第○回 ○○マンション管理組合理事会 議事録
1. 開催日時
令和○年○月○日（○曜日）○時○分〜○時○分
2. 開催場所
○○マンション集会室（住所：○○市○○町1-2-3）
3. 出席者
理事長：山田太郎、理事：佐藤花子、理事：田中次郎
監事：鈴木一郎（計4名）
4. 議題及び議事の経過並びに結果
第1号議案：管理費滞納者への対応について
理事長より提案説明があり、質疑応答の後、採決の結果、賛成3票、反対0票、棄権0票により可決された。
第2号議案：大規模修繕工事の実施時期について
継続審議とすることが決定された。
5. 議事録署名人
この議事録が正確であることを証するため、出席理事が署名する。
理事長：山田太郎 印
理事：佐藤花子 印
4. 内容の整理：分かりやすく正確な文章への変換
会議中のメモを正式な議事録に変換する際のポイントを説明します。
良い議事録の例悪い議事録の例「予算案について理事長より説明があり、質疑応答の後、賛成4票、反対0票で可決された」「予算の話をして、みんな賛成だったので決まった」「大規模修繕工事の実施時期について継続審議とすることが決定された」「修繕工事はよく分からないので今度また話し合う」「A理事より管理費値上げについての提案があり、検討の結果、次回理事会で再度審議することとなった」「Aさんが何か言ってたけど、結局よく分からなかった」
文章作成のコツ
・敬語は使わず、丁寧語で統一する
・「〜について説明があり」「〜の結果」「〜することとなった」など定型表現を活用
・感情的な表現は避け、事実のみを客観的に記述
・決議事項は必ず「賛成○票、反対○票」で票数を明記
5. 最終確認：法的要件をクリアする確認ポイント
議事録完成前に、以下のチェックリストで最終確認を行いましょう。
最終確認チェックリスト
□ 会議名、日時、場所が正確に記載されている
□ 出席者全員の氏名と役職が記載されている
□ 欠席者がいる場合は明記されている
□ 各議案の内容と決議結果が明確に記載されている
□ 採決が行われた場合は票数が記載されている
□ 継続審議事項や宿題事項が明記されている
□ 議事録署名人の署名欄が設けられている
□ 誤字・脱字がないか確認済み
□ 理事長等の承認を得ている
よくある失敗例と対策
失敗例1：「管理費滞納の議論を全て記録してしまう」
問題点：プライバシーに関わる詳細な議論まで記録してしまい、閲覧時に問題になる
対策：滞納者の個人名は記録せず、「管理費滞納対応について協議し、督促方法を決定」程度に留める
失敗例2：「大規模修繕の金額を曖昧に記録する」
問題点：後日、決定内容について組合員から質問された際に説明できない
対策：「修繕積立金○○万円を使用し、工事費用○○万円で実施することを決定」など具体的に記録
失敗例3：「理事長の独断的な発言をそのまま記録する」
問題点：理事会の合議制を無視した内容になり、後日トラブルの原因となる
対策：「理事会で協議の結果」「出席理事の合意により」など合議制であることを明記
トラブル回避のために
理事会議事録は組合員の閲覧請求の対象となる重要な文書です。後日の紛争や監査で重要な証拠となるため、正確性を最優先に作成しましょう。不明な点は理事長や管理会社に確認を取ることが大切です。
まとめ：あなたも明日から議事録のプロになれる
マンション管理組合の理事会議事録作成は最初こそ緊張するものですが、正しい手順を踏めば必ずマスターできます。重要なのは完璧を求めすぎず、標準管理規約の要件を満たした正確な記録を残すことです。
今日覚えておきたいポイント
・事前準備が成功の8割を決める
・全てを記録せず、重要事項に絞る
・決議事項は必ず票数を記載
・定型表現を活用して客観的に記述
・最終確認で法的要件をクリア
次のアクション：今すぐ始められる3つのステップ
- テンプレートを準備する
この記事のテンプレートをコピーして、あなたのマンション管理組合用にカスタマイズしましょう - 次回理事会で実践する
最初は完璧を求めず、基本項目を確実に記録することから始めましょう - 管理会社や経験豊富な理事にアドバイスを求める
分からないことがあれば、遠慮なく管理会社の担当者や先輩理事に相談してみましょう
理事会議事録作成は、マンション管理組合運営の透明性を保つ重要な役割です。この記事の手順に従って、自信を持って取り組んでください。あなたの丁寧な記録が、快適なマンション生活を支える礎となります。
応援メッセージ
最初は不安でも大丈夫です。どんなプロも最初は初心者でした。この記事の手順を参考に、一歩ずつ確実に進んでいけば、必ずあなたも議事録作成のスキルを身につけることができます。頑張ってください！
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